Zasebnost in varstvo podatkov

VeriMNot skrbi za varno in strokovno ravnanje z vašimi osebnimi podatki v okviru notarskih in dokumentnih storitev. Ta politika pojasnjuje, katere podatke zbiramo, zakaj jih obdelujemo, kako dolgo jih hranimo in katere pravice imate kot uporabnik. Naš cilj je poenostaviti postopke, zmanjšati nepotrebne zaplete in omogočiti hitro ter varno izvedbo vaših zadev. Če potrebujete pomoč pri razumevanju določil ali želite uveljavljati svoje pravice, nas kontaktirajte na spodnje podatke.

2026-03-19 VeriMNot, SI76540249, Vodnikov trg, 1000 Ljubljana, Slovenija Vodnikov trg, 1000 Ljubljana, Slovenija [email protected]

Opredelitve

V nadaljevanju so pojasnjene ključne besede, uporabljene v tej politiki, da boste lažje razumeli postopke obdelave podatkov pri VeriMNot:

Osebni podatki so katerikoli podatki, s katerimi je mogoče neposredno ali posredno identificirati posameznika, na primer ime, naslov, telefonska številka, elektronski naslov, rojstni podatki in podatki o dokumentih, ki jih posredujete v obdelavo.
Obdelava pomeni zbiranje, shranjevanje, spreminjanje, izdajanje, arhiviranje ali izbris osebnih podatkov, izvajano z avtomatiziranimi ali neavtomatiziranimi sredstvi v okviru opravljanja notarstvenih in dokumentnih storitev.
Uporabnik je posameznik ali pravna oseba, ki uporablja storitve VeriMNot, vključno s strankami, skrbniki, pooblaščenci in udeleženci postopkov, kjer so potrebni notarski zapisi ali overitve.
Storitev pomeni vse profesionalne notarske, overitvene, pripravljalne in dokumentne storitve, ki jih nudi VeriMNot, vključno s svetovanjem, pripravo listin in elektronskimi storitvami v okviru veljavne zakonodaje.
Piškotki so majhne besedilne datoteke, ki jih spletna stran shrani v vaš brskalnik za izboljšanje funkcionalnosti, analitiko in prilagojeno izkušnjo. Uporabljamo jih za osnovno delovanje strani in za analizo učinkovitosti storitev.

Zbiranje osebnih podatkov

Zbiramo le tiste podatke, ki so potrebni za učinkovito izvedbo storitev, skladnost z zakonskimi zahtevami in komunikacijo z vami. Vsi postopki zbiranja so namenjeni poenostavitvi postopkov in zmanjšanju administrativnih ovir.

Podatki, ki jih posreduje uporabnik

Podatke, ki jih neposredno zagotovite VeriMNot pri uporabi storitev, obdelujemo v obsegu, ki je potreben za izvedbo vaše zadeve. To vključuje naslednje vrste informacij:

  • Osebni identifikacijski podatki: ime, priimek, rojstni podatki, EMŠO/ID številke (ko je potrebno za overitve) ter drugi podatki iz vaših identifikacijskih dokumentov.
  • Kontaktni podatki: naslov, elektronski naslov, telefonska številka (+38654876278) za usklajevanje terminov, pošiljanje dokumentov in obvestil.
  • Dokumenti in dokazila: listine, pooblastila, pogodbe, pričevalna gradiva in drugi dokumenti, potrebni za izvedbo notarskih storitev.
  • Podatki o pravnem statusu: informacije o pravnih osebah, pooblastilih, zastopanju in statusu stranke, kadar je to relevantno za storitev.
  • Plačilne informacije: podatki, potrebni za obdelavo plačil in izstavitev računov, kolikor je to potrebno za izvedbo storitve.
  • Pripombe in komunikacija: zapisi pogovorov, e-poštna sporočila in druga komunikacija, ki pomagajo pri dokumentaciji postopka.

Samodejno zbrani podatki

Ob obisku spletnega mesta ali uporabi naših digitalnih orodij lahko samodejno zbiramo tehnične in analitične podatke, ki pripomorejo k boljši uporabniški izkušnji in varnosti storitev VeriMNot.

  • Tehnični podatki: IP naslov (v skrajšani ali anonimizirani obliki, kjer je mogoče), tip brskalnika, operacijski sistem in nastavitve naprave.
  • Podatki o uporabi: strani, ki jih obiščete, trajanje obiska, poti znotraj strani in napake pri nalaganju.
  • Analitični podatki: zbiranje agregatnih podatkov za spremljanje uspešnosti spletnega mesta in izboljšanje storitev.
  • Podatki o lokaciji: splošni geografski podatki na ravni države ali mesta za prilagajanje storitev in skladnost z lokalnimi predpisi.
  • Varnostni podatki: zapisi dostopa in varnostni dogodki za preprečevanje zlorab in zaščito podatkov strank.
  • Piškotki in podobne tehnologije: identifikatorji, ki omogočajo zapomnitev nastavitev in izboljšanje uporabniške izkušnje.

Podatki, pridobljeni od tretjih oseb

V določenih primerih prejmemo informacije od tretjih oseb, na primer sodnih ali upravnih organov, notarjev, bank ali pravnih zastopnikov, kadar je to potrebno za izvedbo storitve ali izpolnitev zakonskih obveznosti.

  • Uradni registri in javni viri: informacije, preverjene v sodnih, zemljiških ali drugih javnih evidencah.
  • Sodelujoči strokovnjaki: podatki, posredovani s strani odvetnikov, revizorjev ali drugih zastopnikov, ki sodelujejo v postopku.
  • Plačilni in finančni partnerji: informacije, povezane z obdelavo plačil in računovodstvom za potrebno finančno poročanje.

Namen obdelave podatkov

Podatke obdelujemo iz jasno določenih razlogov. Vsaka obdelava je omejena na namen, za katerega so podatki potrebni, in na pravno podlago za obdelavo.

  • Izvedba notarskih in dokumentnih storitev, priprava ter overitev listin in upravna podpora strankam.
  • Komunikacija s strankami glede terminov, zahtev za dopolnitev dokumentov in pošiljanje uradnih obvestil.
  • Izpolnjevanje zakonodajnih obveznosti, vključno z identifikacijo strank in poročanjem po veljavnih predpisih.
  • Obdelava plačil, izdaja računov in upravljanje finančnih evidenc v povezavi z opravljenimi storitvami.
  • Varnost storitev: preprečevanje zlorab, varovanje podatkov in zagotavljanje sledljivosti postopkov.
  • Izboljšanje storitev: analiza uporabe za optimizacijo procesov, lažjo navigacijo in izboljšanje uporabniške izkušnje.
  • Uveljavljanje pravnih zahtevkov in obrambe pred zahtevki tretjih oseb v skladu z zakonodajo.
  • Arhiviranje dokumentov v skladu z davčnimi, notarstvenimi in drugimi predpisi ter v interesu zagotavljanja skladnih postopkov.

Pravna podlaga za obdelavo

Obdelava osebnih podatkov pri VeriMNot temelji na jasnih pravnih podlagah, ki so skladne z GDPR in lokalno zakonodajo. Navadno gre za eno ali več spodaj navedenih podlag:

  • Izpolnitev pogodbe ali predpogodbene obveznosti: obdelava je potrebna za izvedbo storitve, ki ste jo zahtevali.
  • Zakonite obveznosti: obdelava na podlagi zahtev zakonodaje, kot so identifikacija strank, arhiviranje ali poročanje.
  • Utemeljen interes: obdelava za varnost, preprečevanje goljufij in izboljšanje storitev, kjer so interesi VeriMNot uravnoteženi z vašo zasebnostjo.
  • Soglasje: kjer je potrebno, pridobimo vaše izrecno soglasje za obdelavo določenih vrst podatkov ali za marketinške dejavnosti, ki jih lahko kadar koli prekličete.

Vaše pravice po GDPR

GDPR vam daje vrsto pravic glede vaših osebnih podatkov. Spodaj so opisane glavne pravice in način, kako jih lahko uveljavljate pri VeriMNot:

  • Pravica do dostopa: lahko zahtevate kopijo podatkov, ki jih hranimo o vas, in informacije o obdelavah.
  • Pravica do popravka: lahko zahtevate popravek netočnih ali nepopolnih podatkov.
  • Pravica do izbrisa: v določenih primerih lahko zahtevate izbris podatkov, kadar niso več potrebni ali ko soglasje prekličete, če ni pravnih razlogov za nadaljnjo obdelavo.
  • Pravica do omejitve obdelave: lahko zahtevate začasno omejitev obdelave v določenih okoliščinah.
  • Pravica do prenosljivosti podatkov: ko je obdelava podlaga pogodba ali soglasje, lahko zahtevate prenos strukturiranih podatkov v strojno berljivi obliki.
  • Pravica do ugovora in preklica soglasja: kadar se obdelava izvaja na podlagi utemeljenega interesa ali soglasja, lahko v nasprotju z razlogi obdelave ugovarjate ali prekličete soglasje.

Piškotki

Spletna stran VeriMNot uporablja piškotke za osnovno delovanje, analitiko in izboljšanje uporabniške izkušnje. Piškotki ne vsebujejo osebno identifikacijskih občutljivih podatkov brez vašega soglasja.

Uporabljamo sejne (session) piškotke za delovanje strani, trajne piškotke za shranjevanje vaših nastavitev in analitične piškotke za zbiranje agregatnih informacij o obisku strani.

Kategorije vključujejo nujne piškotke, funkcionalne piškotke, analitične piškotke in, kjer se uporablja, piškotke za oglaševanje. Za ne-nujne piškotke pridobimo vaše soglasje, kjer je to potrebno.

Piškotke lahko upravljate preko nastavitev vašega brskalnika ali upravljalnika piškotkov na naši spletni strani. Onemogočanje določenih piškotkov lahko vpliva na funkcionalnost in uporabniško izkušnjo spletne strani.

Podrobnejša politika piškotkov je na voljo na naši strani o piškotkih.

Izmenjava podatkov

Vaše podatke delimo le z zaupanja vrednimi partnerji in po potrebi s pristojnimi organi. Vsaka izmenjava je omejena na namen, za katerega so podatki potrebni, in je izvedena ob upoštevanju varnostnih zahtev.

  • Sodelujoči strokovnjaki in zastopniki: odvetniki, revizorji in drugi pooblaščenci, če sodelujejo pri reševanju vaše zadeve.
  • Finančni partnerji: banke in ponudniki plačilnih storitev za obdelavo transakcij in izstavitev računov.
  • Javni organi in regulatorji: kadar to zahtevajo zakonske obveznosti ali sodne odredbe.
  • Zunanji IT in varnostni ponudniki: ponudniki storitev gostovanja, varnosti in arhiviranja, ki delujejo kot obdelovalci podatkov.
  • Računovodski in administrativni partnerji: ponudniki, ki nam pomagajo pri vodenju poslovnih evidenc in skladnosti.
  • Drugi upravičeni prejemniki: kadar imate izrecno soglasje ali ko je izmenjava potrebna za zaščito pravic VeriMNot ali drugih oseb.

Prenos podatkov izven Evropske unije

Kadar so podatki preneseni izven Evropskega gospodarskega prostora, to storimo v skladu z veljavnimi pravnimi zahtevami in s primernimi varnostnimi ukrepi, kot so standardne pogodbeno določene klavzule ali preverjene varnostne prakse pri prejemnikih.

Za prenos uporabljamo ustrezne zaščitne ukrepe, vključno z zakonodajno predpisanimi mehanizmi in ocenami primernega varstva podatkov pri zunanjih prejemnikih.

Hranjenje podatkov

Hranimo osebne podatke le toliko časa, kot je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, vključno z obveznimi roki iz zakonodaje in za varno upravljanje vaših zadev.

Podatki o vašem računu in identifikacijski podatki se običajno hranijo v skladu z notarstveno in davčno zakonodajo ter notranjimi pravili, kar lahko vključuje obdobje več let, kot to zahtevajo predpisi.

Komunikacijske evidence, vključno z e-pošto in zapisi pogovorov, hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za dokumentacijo postopka in reševanje morebitnih zahtevkov ali pritožb.

Varnostni in dostopni zapisi se hranijo v skladu z varnostnimi politiki, da se zagotovi sledljivost dogodkov in zaščita pred zlorabami.

Ko podatki niso več potrebni in prekoračijo predpisane roke, jih izbrišemo ali anonimiziramo na varen način, razen če zakon zahteva drugačno obravnavo.

Varnost podatkov

VeriMNot uporablja ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali spremembo. Varnostna politika temelji na oceni tveganj in rednem posodabljanju ukrepov glede na tehnološke spremembe.

  • Šifriranje prenosov in občutljivih datotek med strežniki in končnimi točkami tam, kjer je to primerno.
  • Dostopni nadzor: omejen dostop do podatkov na osnovi delovnih nalog in vloge zaposlenega ter uporaba močnih gesel in večfaktorske avtentikacije.
  • Redni varnostni pregledi, varnostne kopije in postopki za odziv na incidente, ki zmanjšujejo tveganje izgube podatkov.

Pravice uporabnika

Če želite uveljavljati svoje pravice v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, lahko stopite v stik z nami. Postopki za obravnavo zahtev so jasni in odgovori so podani v zakonsko določenem roku.

  • Uveljavljanje pravice do dostopa: zahtevek za kopijo vaših podatkov in informacije o obdelavah.
  • Uveljavljanje pravice do popravka: zahtevek za popravek netočnih ali nepopolnih podatkov.
  • Uveljavljanje pravice do izbrisa: zahtevek za izbris kadar to pogoji omogočajo.
  • Uveljavljanje pravice do omejitve obdelave: začasna omejitev obdelave v določenih primerih.
  • Uveljavljanje pravice do prenosljivosti podatkov: prejem strukturiranih podatkov v strojno berljivi obliki, če je to primerno.
  • Uveljavljanje pravice do ugovora: ugovor proti obdelavi na podlagi utemeljenega interesa oz. preklic soglasja.
  • Preklic soglasja: kadar je obdelava temelji na soglasju, ga lahko kadar koli prekličete, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.
  • Pravica do vložitve pritožbe: če menite, da so bile vaše pravice kršene, se lahko pritožite pri pristojnem nadzornem organu.

Pravice v zvezi z osebnimi podatki

Če želite uveljavljati svoje pravice do vpogleda, popravka, izbrisa ali omejitve obdelave osebnih podatkov, nam pošljite zahtevo z jasnim opisom zahtevanih ukrepov. Za obdelavo zahtev upoštevamo veljavne zakone o varstvu podatkov in vas bomo obvestili o nadaljnjih korakih ter potrebnih preverjanjih identitete.

[email protected]

Običajen odziv na zahteve za dostop ali popravek bo poslan v 30 dneh od prejema popolne zahteve. Če je zahteva kompleksna ali potrebna dodatna dokumentacija, vas bomo o podaljšanju roka obvestili in naveli razloga.

Trženjske komunikacije

VeriMNot uporablja kontaktne podatke iz vaših soglasij ali obstoječih poslovnih odnosov za pošiljanje informacij o storitvah, novostih in relevantnih ponudbah. Komunikacije so zasnovane tako, da vam pomagajo pri reševanju pravnih in notarskih potreb brez vsiljevanja.

Če ne želite prejemati nadaljnjih trženjskih sporočil, lahko kadarkoli prekličete soglasje s klikom na povezavo za odjavo v elektronskem sporočilu ali nas kontaktirate na [email protected]. Odjava bo obdelana v najkrajšem možnem času.

Zaščita otrok

Naše storitve niso namenjene otrokom mlajšim od 16 let brez soglasja staršev ali zakonitih skrbnikov. Ne namerno zbiramo osebnih podatkov otrok; če odkrijemo, da smo prejeli podatke otroka brez soglasja, bomo sprejeli ustrezne ukrepe za izbris podatkov v skladu z veljavno zakonodajo.

Povezave na zunanje ponudnike

Spletna mesta VeriMNot lahko vsebujejo povezave do storitev tretjih oseb, ki niso pod našim nadzorom. Nismo odgovorni za politiko zasebnosti ali vsebino teh strani. Pred deljenjem osebnih podatkov s tretjimi osebami preverite njihove pogoje in politiko zasebnosti.

Spremembe politike zasebnosti

Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo zaradi novih pravnih zahtev ali izboljšav storitev. O pomembnih spremembah vas bomo obvestili z objavo na spletnem mestu VeriMNot ali z elektronskim sporočilom. Priporočamo redno preverjanje te strani za najnovejše informacije.